Plan para interrupciones imprevistas en el laboratorio
Por Iva Fedorka.
Muchos de nosotros hemos visto cómo las funciones que se desarrollan en el laboratorio pueden verse interrumpidas por condiciones climáticas extremas, fallos de equipos, daños estructurales, fallos en los servicios y las comunicaciones o disturbios civiles. Tener un plan para las interrupciones imprevistas es la mejor manera de garantizar un funcionamiento óptimo del laboratorio durante crisis como las mencionadas.
¿Qué es un COOP?
El plan para la continuidad de las operaciones (Continuity of Operations plan, COOP), también denominado a veces plan de “acción ante desastres”, es una pauta en la que se detallan las medidas que hay que tomar en caso de emergencia. El COOP se activa de manera parcial o completa cuando el laboratorio o sus sistemas de soporte no funcionan.
Los COOP permiten mantener o restablecer el funcionamiento del laboratorio durante una crisis para mitigar los efectos de posibles eventos internos o externos. La implementación de un plan puede ayudarle a reanudar las actividades fundamentales a la mayor brevedad, dar instrucciones al personal y facilitar la recuperación.
¿Por qué implementar un COOP en el laboratorio?
Los laboratorios, en su condición de entornos únicos, deben implementar COOP independientes de sus instalaciones asociadas. Los laboratorios, por lo general, incluyen una gran cantidad de instrumentos, espacios de uso exclusivo y pueden requerir un tratamiento especial del aire, por lo que un traslado rápido y fácil podría resultar una tarea imposible.
Los laboratorios cumplen funciones clave en centros sanitarios, plantas de fabricación e instituciones académicas y de investigación, así como en organismos gubernamentales locales, regionales y estatales. Si bien es posible que las interrupciones sean poco frecuentes, cuando se producen pueden tener efectos devastadores para el propio laboratorio y las organizaciones y personas para las que desempeña su labor.
Aspectos básicos
El COOP aborda las situaciones más adversas, pero también las interrupciones de carácter menor. En principio, el COOP aborda posibles amenazas, crisis y emergencias provocadas por la naturaleza o por el propio hombre. En él se deberá describir la infraestructura, los recursos y otros requisitos a fin de mantener o restablecer el funcionamiento en un intervalo de tiempo específico. Un COOP efectivo establece planes de acción concretos, identifica al personal responsable y determina la formación adicional que necesitarán los empleados.
Ver más allá del laboratorio
Revise el COOP de su organización para coordinar la comunicación y las respuestas de manera óptima. Si su laboratorio forma parte de una institución académica mayor, por ejemplo, es posible que no disponga de un control total sobre las fuentes de alimentación, el aire acondicionado y otros sistemas.
Activación del COOP
Cuando llega el momento de activar el plan, la ejecución constituye un factor clave.
Incluya a todos
- Entrene a los supervisores y directores
- Muestre y comunique iniciativas y muestre el progreso
- Brinde formación a todos
- Forme a los empleados y defina las expectativas
- Asigne un punto de contacto (POC) a cada sección del laboratorio
- Lleve a cabo simulacros o ensayos de emergencia de manera periódica
Utilice listas de comprobación
- Cree una lista de comprobación para cada fase
- Defina las listas de comprobación en función del diseño y la complejidad del laboratorio
- Haga un seguimiento del progreso y envíe recordatorios de las próximas tareas
Comunique
- Facilite formularios principales y de respaldo
- Mantenga una lista de contactos
- Identifique los problemas y redirija las actividades
Seguimiento y supervisión
- Publique el progreso de la ejecución para tranquilizar a los empleados y evite que se distraigan
- Cree un panel de control que incluya una vista general del proceso
- Recopile métricas sobre el rendimiento
El COOP puede marcar una gran diferencia en caso de crisis y podría acabar siendo el plan más importante que haya creado para su laboratorio. Y, si bien, el plan en sí tiene una gran importancia, una correcta ejecución del mismo será la clave para el éxito. Una vez al año, revise y actualice el COOP y comparta los cambios con los empleados.
Hay disponibles en línea diversas plantillas, así como otros recursos para COOP. Consulte, por ejemplo, la Continuity of Operations Plan Improvement Tool for Public Health Laboratories (Herramienta de mejora de planes de continuidad de las operaciones para laboratorios de la sanidad pública) de la Association of Public Health Laboratories (www.aphl.org).
Iva Fedorka es redactora de contenidos de Thermo Fisher Scientific.
