Actuar con confianza frente a la incertidumbre
Por Kylie Wolfe.
En caso de una emergencia, es importante estar preparado. Contar con un plan para su laboratorio no solo ofrece protección a sus colegas, también protege su trabajo. Ya sea un incendio, una tormenta grave o una pandemia global, actuar con eficiencia puede ser esencial. Una forma de preparar a su equipo para lo inesperado es implementar un plan de continuidad de operaciones (PCO). Si bien es difícil crear un plan perfecto para cada escenario, puede ayudar a minimizar las interrupciones y evitar perder un progreso valioso.
Introducción
Un PCO le brinda a su laboratorio la oportunidad de perfilar varios pasos que, con la formación adecuada, se pueden ejecutar de inmediato. Este plan ayuda a que su laboratorio funcione de la mejor manera posible cuando sucede algo inesperado. Para asegurarse de que su PCO funcione y sea efectivo, tendrá que hacer lo siguiente:
- Diseñar y documentar su plan
- Evaluar y formar a los empleados con frecuencia
- Revisar y actualizar el plan regularmente
Redactar un plan
Comience por crear un pequeño comité de planificación. Los miembros pueden ayudar a identificar las funciones esenciales y el esfuerzo necesario para mantener cada una de ellas. Decida cuántos empleados necesita para realizar una investigación constante y mantener los suministros en inventario. Esta lista se puede priorizar para concentrarse en áreas críticas, como proteger muestras y equipos valiosos.
Tome nota de los instrumentos en los que confía, incluidos aquellos que son sensibles a la temperatura. Documente la marca, el modelo y el número de serie de cada uno, así como la información sobre las garantías, el mantenimiento, la fuente de alimentación y cualquier otro detalle crucial. Considere también las opciones de almacenamiento con funciones de seguridad, como sistemas de seguridad de nitrógeno líquido para congeladores de temperatura ultrabaja, para proteger sus muestras.
Describa las prácticas de trabajo remoto y determine qué tareas, como la planificación de experimentos, se pueden realizar de modo remoto. En algunos casos, puede ser necesario limitar la cantidad de investigadores en el espacio físico del laboratorio.
Resulta útil hacer un inventario de los productos químicos y reactivos con frecuencia para que en caso de emergencia los materiales peligrosos estén protegidos y sean reconocidos.
Además, tenga a mano una lista de contactos. En ella se deben incluir empleados, así como contactos de seguridad pública, salud ambiental y seguridad radiológica (EHRS) y otras personas que sean relevantes para su trabajo. Asegúrese de que su lista esté siempre actualizada y sea precisa.
“Un PCO le brinda a su laboratorio la oportunidad de perfilar varios pasos que, con la formación adecuada, se pueden implementar de inmediato.”
Ponga sus ideas a prueba
Si bien la creación de este plan tiende a estar en manos de los jefes de laboratorio, cada miembro del equipo desempeña un papel en su implementación.
Los PCO se consideran documentos “vivos” y deben probarse, discutirse y revisarse periódicamente. Programe ejercicios con frecuencia y recuerde a los empleados los procedimientos importantes.
Dicho esto, la comunicación es fundamental. Las reuniones de rutina con el comité de planificación pueden ayudar a mantener actualizado su PCO, mientras que las formaciones con los miembros del personal pueden preparar a los empleados para actuar.
Haga una copia de seguridad de los archivos importantes y conserve una lista de ellos. Pruebe las conexiones remotas e inicie medidas de seguridad para todos los datos y archivos compartidos. No solo importa el espacio físico, el espacio digital también es importante.
Comparar notas y hacer revisiones
Es difícil anticiparse a cada tipo de emergencia, pero un plan puede marcar una gran diferencia. Incluso si sus necesidades difieren del laboratorio que tiene al lado, comparar ideas puede ayudar a garantizar que su documento esté completo.
Su comité de planificación puede ofrecer sugerencias de mejora basadas en varias pruebas y formaciones. Los comentarios de todos los empleados son importantes.
Tal y como aprendimos en 2020, todo puede cambiar en un instante. Si experimenta un escenario que requiere la activación de su PCO, sabrá cómo adaptar el plan y respaldar el proceso. Y lo que es más importante, mantenga siempre las líneas de comunicación abiertas con el personal.
Establecer un plan con anticipación puede ayudar a minimizar las interrupciones en las operaciones del laboratorio y fomentar la seguridad. Convierta la educación en acción y comience a preparar a su equipo ahora mismo para cualquier acontecimiento inesperado que pueda suceder en el futuro.
Este contenido se inspiró, en parte, en “Research Continuity Planning”, Universidad de Pensilvania, 12 de marzo de 2020; “Continuity Planning and Recovery Guide”, Universidad de Texas (Dallas), marzo de 2020; y “Research Continuity Guidance For Laboratories And Research Facilities”, Instituto de Tecnología de Massachusetts, marzo de 2020.
Kylie Wolfe es redactora de contenidos de Fisher Scientific.
